Perplex Oy

Sovitaan niin

Etusivu
7 tähden projekti
6 portaan prosessi
39 askelen Inter-set
Julkaisut
Yhteydenotto

Edellinen artikkeli

Seuraava artikkeli

SOVITAAN NIIN

Suuressa toimituksessa sopimus kasvaa ja kehittyy.

Suulliset sopimukset ovat sinänsä päteviä mutta dokumenttien avulla asiat voidaan näyttää toteen jälkikäteen. Useimmiten kunnon sopimus kannattaa tehdä ihan vain siksi, että asia on mietitty kunnolla läpi etukäteen.

Varsinainen sopimukseksi nimitetty asiakirja on osa laajempaa kokonaisuutta, sitoumusten hallintaa. Aloituksen sopimuspaketti projektissa syntyy yleensä siten, että ensimmäisenä saadaan aikaiseksi kuvaus sisällöstä. Seuraavaksi luodaan alustava suunnitelma toteutuksesta, kenen pitää tehdä mitä ja milloin, jotta kuvattu sisältö saadaan aikaan. Kattoasiakirjaksi tehdään kaupalliset ehdot sisältävä sopimus, jonka kaupan osapuolet allekirjoittavat. Suunnitelmat ja sisältökuvaukset ovat sopimuksen oleellisia liitteitä. Sopimus syntyy tietysti myös jo silloin, kun toimittaja lähettää kirjallisen tarjouksen, jonka asiakas hyväksyy sellaisenaan. Mikäli asiakas toteaa kuitenkin, että "muuten hyvä, mutta...", ei ole syntynyt sopimusta vaan vastatarjous.

Asiakirjat kootaan tyypillisesti pinoksi niin, että ensimmäisenä syntynyt jää pohjalle. Sikäli kuin asiakirjoissa on sisäisiä ristiriitaisuuksia, joskus noudatetaan käytäntöä, että järjestyksessä päällimmäinen kumoaa myöhemmät maininnat samasta asiasta. Tämä on loogista, sillä tuoreemmat, pinon päällä olevat asiakirjat ovat ymmärrettävästikin viimeisin mielipide asiasta. Toisaalta, jos tällaisia ehtoja täytyy soveltaa joskus käytännössä, koko aineisto on laadittu sekavasti jo alun alkaen.

Muuta sopimuksen liite- tai viitemateriaalia voivat olla puitesopimukset, joilla keskinäistä kaupankäyntiä toistuvat osat on sovittu valmiiksi, sekä osapuolten omat yleiset toimitus- ja sopimusehdot, alan yleiset ehdot ja viime kädessä sovellettava laki.

sovitaan_niin.gif

Kun pohjatyö on laadittu hyvin, varsinainen sopimusteksti, puitesopimus ja yleiset ehdot käsittelevät juridiikkaa, suunnitelma ja sisältökuvaus itse asiaa. Yleensä teksti "sopimus" lukee kattoasiakirjassa, jolle sopisi nimeksi myös "kansilehti", koska liitteet ovat oleellinen osa siitä, mihin allekirjoituksen hetkellä sitoudutaan.

Sopimuksessa on yleensä mukana tarkentavia liitteitä, mutta siinä ei kuulu olla epämääräisiä viitteitä menneisyyteen tai tulevaisuuteen. Klassikkoesimerkkiä kiusallisista erehdyksistä ovat mm. maininta "järjestelmä on valmis kun se täyttää kaikki käyttäjän tarpeet" (=>valmistuminen kesti kauan) tai "sopimus kattaa liitteiden lisäksi kaikki palavereissa sovitut asiat" (=>riita näistä jatkui vuosia).

Jos alun perin sovittuja asioita ruvetaan muuttelemaan, oikeus päätöksentekoon täytyy rajata yksinomaan projektin johto(valvonta/ohjaus)ryhmälle. Joskus koko johtoryhmä allekirjoittaa kokouspöytäkirjat. Toisissa tapauksissa katsotaan riittäväksi, kun pöytäkirjat hyväksytään mahdollisine kommentteineen seuraavan kokouksen pöytäkirjassa.

Kaikki kommunikointi ei ole suinkaan sopimista, mutta kaikkia yksityiskohtia ei voida myöskään sopia projektin alussa. Tapauskohtaisia pikkusitoumuksia tehdään pitkin matkaa, vaikka alun perin paalutettuja asioita ei muuteltaisikaan. Puhelinmyynnissä suullinen lupaus tulee näyttökelpoisemmaksi myyjän kirjallisella tilausvahvistuksella. Samalla tapaa puhelimessa sovittu projektiasia tulee virallisemmaksi, kun lähettää siitä toiselle osapuolelle vahvistukseksi viestin vaikkapa sähköpostissa.

Sähköpostissa asiat menevät usein sotkuksi, joten monet haluavat rajoittaa sen todistusvoimaa. Joidenkin yritysten viesteissä on liiteosa, jossa sanotaan, että kirjoittaja ei oikeastaan tarkoita mitä sanoo, tai jos tarkoittaa, ainakaan yritys ei vastaa siitä. Myös lakiasiaintoimistot saattavat määrittää, että kaikki sähköposti on epävirallista, jotta juttu ei karkaa käsistä.

Lähde: Tehosta projektityötä