Perplex Oy

Päämäärän tärkeys

Etusivu
7 tähden projekti
6 portaan prosessi
39 askelen Inter-set
Julkaisut
Yhteydenotto

Edellinen artikkeli

Seuraava artikkeli

yinyang.jpeg
Yin & Yang

PÄÄMÄÄRÄN TÄRKEYS 

Projekti ja 80/20-periaate ovat kytköksissä toisiinsa kuin Yin & Yang.

Projektimai­nen työskentelytapa sen kuin yleistyy. Yhä useammalla ei ole enää varsi­nais­ta vakiosisältöistä työpaikkaa, on vain keikkaa keikan perään. Projektien läpiviennissä 80/20-periaatetta voidaan soveltaa monessa eri yhteydessä. Toisaalta se on itse yksi periaatteen Top10-soveltamiskohteesta liike-elämässä. Se on myös keskeinen tapa edistää niitä muita yhdeksää.

Koska projektissa on tavoitteena haluttu lopputulos, täytyy selvit­tää perusteellisesti, mitä halutaan, jotta se voidaan saavuttaa anne­tussa aikataulussa ja budjetoiduin kustannuksin. Mitä tuntematto­mampi asia, sitä vaativampi tehtävä tavoitteen määrittäminen on. Se on luovaa toimintaa, mutta sen saa hallintaan helpoilla ja yksin­kertaisilla työmenetelmillä. Tavoitteen asettamisessa auttaa myös 80/20-periaatteen sisäistäminen. Jotkut asiat ovat enemmän tavoit­telemisen arvoisia kuin toiset.

"Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty", julistaa vanha sanonta. Kun alkutyö on tehty hyvin, muutoksia, lisäyksiä ja korjauksia tarvitaan paljon vähemmän. Projektin päämäärä pitää selvittää, jotta se voidaan saavuttaa ja jotta sen toteutuksesta on ylipäänsä mahdollis­ta sopia.

Kohteeseen on helpompi osua, kun tietää, mikä ja missä se on. Kun päämäärä on selvä ja yksinkertainen, se on helpompi saattaa kaikkien asianosaisten tiedoksi. Kuria ja byrokratiaa tarvitaan vä­hemmän, kun suunnistetaan kohti tunnettua maalia. Kevyempikin hallinnan järjestelmä riittää.

Kun päämäärä on selvä ja yksinkertainen, on myös helpompi sopia aikatauluista ja hinnoista alussa ja olla yhtä mieltä lopussa siitä, onko lopputulos sovitun kaltainen.

Nykyisin liike-elämän projektit ovat usein pieneksi, suureksi tai jättiläisosaksi tietojärjestelmien rakentamista. Ne koskevat, muut­tavat, korvaavat tai luovat uusia toimintaprosesseja. Samat ihmi­set, jotka valmistelevat ja vievät läpi omat taloprojektinsa huolelli­sesti ja antaumuksella, lähtevät toteuttamaan kalliita tietojärjes­telmiä kevyen huitaisun perusteella.

Prosessit ja tietojärjes­telmät ovat kumpikin käsitteellisesti vaikeita, abstrakteja asioita, siinä missä talot ja rakennukset ovat tuttuja ja konkreettisia. Uu­si­en asioiden tekeminen vaatii luovaa ajattelua, mikä ei ole kaikille synnynnäistä. Puutetta voidaan korvata kuitenkin yksinkertaisilla, tehokkailla työta­voilla.

Luovuutta tekniikoilla

Joku parantaa omia luovuuden perusedellytyksiään vähän kerrassaan ja joku toinen ei. Projektityössä ei voida rakentaa mitään tietenkään sen varaan, että ihmiset muuttaisivat tapojaan äkillisesti, jos edes hitaasti. Täytyy turvautua keinoihin, jotka toimivat tässä ja nyt ja antavat ihmisten olla sellaisia kuin ovat. Kerätään paikalle useampia osanottajia, jotta saadaan käyttöön suurempi valikoima palikoita. Sovelletaan ryhmätyötä ja luovuustekniikoita, joista yksi esimerkki on aivoriihi.

Kun ei tiedetä tarkkaan, mitä halutaan, on kiusauksena haluta kaiken varalta kaikki. Kuitenkin jotkut asiat ovat tärkeitä, toiset vähemmän tär­keitä ja jotkut eivät ollenkaan tärkeitä. Esimerkiksi tavoitteen asetannassa voidaan harkita, mitä todella tarvitaan ja mitä ehkä ei, ja mitä tarvitaan heti ja mikä ehtii myöhemmin.

Toki on sitä parempi, mitä katta­vammin mahdollisia toteutuskelpoisia ideoita saadaan esille vaikka aivorii­hien kautta. Toiveet täytyy kuitenkin priorisoida. Kysymykseen palataan myöhemmässä artikkelissa.

Lähde:

Kyösti Anttonen, Tehosta projektityötä, luku Päämäärä, 1*johtotähti

Kun ei tiedetä tarkkaan, mitä halutaan, on kiusauksena haluta kaiken varalta kaikki.