Perplex Oy

Kirjoita vähemmän

Etusivu
7 tähden projekti
6 portaan prosessi
39 askelen Inter-set
Julkaisut
Yhteydenotto

KIRJOITTAAKO VAI EIKÖ KIRJOITTAA VÄHEMMÄN

Sähköposti tuntuu helpolta ja vaivattomalta tavalta hoitaa asioita, mutta todellisuudessa se on vaikea ja ongelmallinen väline.

Ihmiset ovat nykyisin aivan pulassa sähköpostiensa kanssa. Vain harvat ovat osanneet olla niin kaukaa viisaita, että eivät ole opetelleet ollenkaan koko välinettä.

On petollisen helppoa lähettää viestejä. Helppoudesta seuraa kuitenkin, että monet saavat niitä kiusaksi asti. Jotkut konsultit tekevät rahaa opettamalla, miten sähköpostia voi suodattaa ja lajitella ja sen jälkeen lukea sitten vain tärkeäksi luokitellun osan viesteistä - 80/20-säännön soveltamista tämäkin.

Näennäisen helppouden vuoksi monet ovat viesteissään yhtä huolimattomia kuin puhuessaan. (Ehkä nyt eivät aivan "kirjaimellisesti" - keskimäärin puhumme niin veltosti, että kun puheen äänittää ja pätkii yksittäisiksi äänteiksi, puolet niistä saattaa olla mahdoton tunnistaa.) Kunnon viesti on kuitenkin kirjallinen esitys, joka selittää itse itsensä, ilman että tarvitsee erikseen kysyä, mitä se tarkoitti.

Helppoudesta seuraa myös, että sähköpostissa lähettää usein pikaistuksissaan jotain, mitä katuu heti napin painalluksen jälkeen. Osa ongelmasta tulee aivokemiasta. Sähköpostissa osa siitä kemiasta jää puuttumaan korvien välistä, joka on aktiivisena, kun osapuolet keskustelevat kasvokkain. Näin asia tulee ilmaistuksi tylysti, ilman että edes tarkoittaa mitään pahaa, ja varsinkin jos tarkoittaa. Viattomankin viestin lukee helposti loukkauksena, ja varsinkin sellaisen, joka tarkoittaakin loukata.

Eri viestintätilanteissa yhdestä kahdeksaan erilaista ulottuvuutta. Kasvotusten niistä toteutuu kahdeksan, sähköpostissa vain yksi, viestin sanallinen sisältö. Tilanteen erilaisuudesta seuraa sekin, että sähköisesti läpiviety neuvottelu johtaa lopputulokseen vain murto-osassa tapauksia.

Yksi sähköpostin piirre on, että kirjoitettu sana säilyy tietokoneiden muisteissa ja varmuuskopioissa. Amerikassa sähköpostit ovat rutiiniaineistoa sekä siviili- että liike-elämän oikeudenkäynneissä. Meillä ei olla yhtä pitkällä, mutta parempi, kun pelaa varman päälle. Syitä on muitakin kuin oikeuslaitoksen välttäminen.

Ennen kuin kirjoittaa jotain arkaluontoista, on terveellistä käydä vilkaisemassa, mitä kaikkea lojuu työpaikan yhteisten kirjoittimien läheisyydessä. Edelleen, saaja saattaa lähettää viestisi eteenpäin, vaikka itse pidät selvänä, että se on luottamuksellinen. Kaikkein kiusallisimpia virheitä on, kun panettelee jotakuta selän takana, mutta lähettääkin viestin sitten ajatuksissaan kyseiselle henkilölle itselleen.

Helppo vaikeaksi

Toki on tietysti myös niin päin, että kun kerran elektronisesti on helpompi olla avoin ja rehellinen, niin tämä avaa mahdollisuuksia elektroniselle sielunhoidolle. Myös on havaittu, että sähköisessä ryhmätyössä aremmatkin saavat näkökulmansa esille, kun dominoivat yksilöt eivät pääse vaientamaan heitä.

Valtaosin kuitenkin varovaisuus on oikea lähtökohta. Parempi olla lähettämättä mitään, mitä ei ole valmis näkemään Internetissä kaiken maailman ihmeteltävänä parin minuutin sisällä. Toisena perusohjeena tulee muistaa tavoitteellisen viestinnän yleiset periaatteet:
- mitä haluan?
- keneltä voin sen saada?
- miten viesti tulee siis muotoilla?
- miten saan sen kiinnostavaksi?

Käytä sähköpostia joka kerta tilaisuutena harjoitella viestintää. Jos pitää valita määrän ja laadun välillä, kirjoita mieluummin vähemmän ja lyhyempiä viestejä. Näin sinua ei ruveta pitämään kiusankappaleena. Viesteilläsi on parempi mahdollisuus tulla luetuiksi. Kirjoitat vähemmän, saavutat enemmän.

Oikolue viestisi ennen lähettämistä. Annat tohelon vaikutelman, jos joka rivillä on vähintään yksi kirjoitusvirhe. Pahimmillaan näkee, että jo viestin aloittavassa tervehdyksessä vastaanottajan nimi on kirjoitettu väärin.

Pane vain yksi asia yhteen viestiin. Monet vastaavat tai reagoivat kiireissään vain ensimmäiseen asiaan, minkä sattuvat noteeraamaan. Ole senkin yhden kanssa korostetun kohtelias: ei "kaikki mulle heti tänne nyt!", vaan "voisitko auttaa ja lähettää sen minulle mahdollisimman pian?".

Tee avaus ja allekirjoitus kuin vanhassa kunnon kirjeessä. Jos seurauksena on keskustelunomainen viestien vaihto, älä kuitenkaan toista muodollisuuksia jatkossa joka kerta jäykimmän kaavan mukaan.

Sähköposti on parhaimmillaan yksinkertaisten rutiinien hoitamisessa. Jos pyydät jotain, ja epäilet, että ehkä et saa sitä, harkitse kokonaan muuta välinettä tai tapaa. Viesti voi olla helppo kirjoittaa, mutta se on myös helppo jättää lukematta. Soita tai mene perille saakka. Sähköinen viestintä tekee mahdolliseksi monia asioita, jotka eivät olleet mahdollisia ilman sitä, mutta se ei korvaa kaikkea entistä.

Jos haluaa rikkoa mahdollisimman monta suositusta yhdellä kertaa, voi toimia seuraavasti. Joissakin yhteisöissä on päässyt vallalle tapa harrastaa virtuaalista umpimähkää. Kirjoittaja luulee, että hoitaa asian hyvin, kun sulloo kaiken yhteen pitkään tarinaan ja osoittaa sen suurelle joukolle ihmisiä. Tilannetiedon lomassa on satunnaisin välimatkoin toimeksiantoja monille, jotka ovat jakelulistalla, mutta ei välttämättä kaikille.

- Aiheesta lisää esimerkiksi kirjassa

Toimistoeläimen selviytymisopas

"Menettelen usein taitamattomasti vielä 15 vuoden harjoittelun jälkeenkin." -Yllekirjoittanut