Perplex Oy

80/20-periaate yksityiselämässä

Etusivu
7 tähden projekti
6 portaan prosessi
39 askelen Inter-set
Julkaisut
Yhteydenotto

Edellinen artikkeli

Seuraava artikkeli

80/20-PERIAATE YKSITYISELÄMÄSSÄ

Myös aivan arkisissa tilanteissa voi soveltaa 80/20-periaatetta. Jos siivoat kotisi itse, sen sijaan että olisit ulkoistanut toiminnan, 80/20-periaate toimii hyvin yksinkertaisesti.

Villakoirat lymyävät nurkissa ja laidoilla, joten kun imuroit nurkat ja laidat, tulee vähällä vaivalla näyttävä lopputulos. Ikkunoiden pesemiseen voi käyttää paljonkin energiaa, josta suurin osa on mennyt hukkaan, kun tulee ensimmäinen sade. Jos silität vaatteita itsellesi tai jollekulle toiselle, kannattaa muistaa, mitä tapahtuu, kun istuu autoon.

Lukeminen on edellisiä monitasoisempi esimerkki 80/20-periaatteesta. Esimerkiksi kehotus "lue 20 prosenttia kaikesta asiapitoisesta materiaalista" on sekä mahdoton että älytön. Vaikka prosentin pienentäisi mahdollisen rajoille, se olisi edelleen tyhmä. Viisaassa lukemisessa sääntöä täytyy noudattaa monitasoisesti, samaan tapaan kuin tilastollisessa laadunhallinnassa. Puhun nyt yksinkertaisuuden vuoksi tietokirjoista, mutta periaate sopii kaikkeen mahdolliseen asiatekstiin.

Suurimmalle osalle tietokirjoja ei kannata silmiään lotkauttaa, koska niitä on niin tolkuttomasti. Useimmille, joihin vaivautuu tarttumaan, riittää pelkkä vilkaisu kanteen ja takakannen selosteeseen. Vähän parempiin voi kurkistaa sisälle saakka ja katsoa sisällysluettelo, selailla sivuja, katsoa kuvat ja kuvatekstit, lukea rivin sieltä, toisen täältä. Jos läpikäynti antaa lupauksia sisällöstä, kirjan voi lukaista nopeasti läpi. Tosi hyvät kirjat voi tämän jälkeen ruotia systemaattisesti. Joskus harvoin vaikutelma voi olla niin vahva, että tekee mieli levittää ilosanomaa muillekin vaikka esitelmänä. Poikkeustapauksessa asian ymmärtämiseksi voi olla paikallaan kirjoittaa jopa pikku tiivistelmä.

Tietokirjojen lukeminen - ja kirjoittaminen - ovat esimerkkejä tapauksista, joissa 80/20-sääntöä voi soveltaa useita kertoja perätysten. Koch epäili esipuheessaan, että oli nähnyt ehkä liikaa vaivaa kirjansa eteen. Hänen tapansa kirjoittaa on kuitenkin lukemisen vaativin muoto: se on kirjallista tutkimustyötä. Ei ole 80/20-periaatteen vastaista, että joskus tekee peräkkäisiä kierroksia samaan tapaan kuin tilastollisessa laadunhallinnassa. Rutiinipalaverin muistioon ei kannata panna saman verran vaivaa kuin ainutkertaiseen, julkaistavaan teokseen. Väliin mahtuu monta tasoa, esimerkkeinä vaikka laatujärjestelmän ohjedokumentti, sanomalehden uutisartikkeli ja aikakauslehden teema-artikkeli.

Sitä paitsi, jos Koch olisi yliopistossa lukenut taloustieteensä paremmin, hänen kirjassaan olisi ollut vähemmän virheitä ja paradokseja. Hän kehuskeli, miten sai kunniamaininnan vaivattomasti sekä Oxfordissa että Wharton Schoolissa. Koch luki kirjaimellisesti kaiketi vain 20 prosenttia materiaalista. Mainitut virheet ovat tosin merkityksettömiä pääsanoman kannalta. Sitä paitsi, mikä kirja nyt olisi virheetön, referaateista puhumattakaan.

Koch ajankäytöstä ja menestyksestä

Ajankäyttö on perustavanlaatuinen 80/20-periaatteen soveltamisalue. Jotkut hetket merkitsevät tavattoman paljon, kun taas suurin osa ajasta ei johda paljon mihinkään. Koch käsitteli ajankäytön problematiikkaa, mutta ei antanut kovin käytännöllisiä neuvoja. Hän vähätteli ajankäytön oppaita ja erilaisia kalenterijärjestelmiä. Niiden tilalle hän suositteli "ajan vallankumousta" ja antoi seuraavat periaatteelliset ohjeet:

  1. erota toisistaan aherrus ja palkinto

  2. luovu syyllisyydentunteesta

  3. vapauta itsesi muiden asettamista velvoitteista

  4. ole epäsovinnainen ja eksentrinen ajankäytössäsi

  5. määritä se 20 prosenttia joka tuo 80 prosenttia tuloksista, tyydytyksestä, tai - mikä parasta - molemmista

  6. moninkertaista 20 prosentin osuus

  7. eliminoi tai vähennä vähäarvoisia aktiviteetteja.

 Ohjeet ovat johdonmukaisia Kochin menestysideologian kanssa:

  • erikoistu

  • rupea yrittäjäksi jo nuorella iällä => saat itsellesi kuuluvan lisäarvon itsellesi

  • palkkaa muita (=> "riistä heidän lisäarvonsa")

  • sijoita rahat ja rikastu.

Henkilökohtaisella tasolla alati voimistuva 80/20-jakautuneisuus merkitsee sitä, että maailma - tai ainakin suuret rahat - kuuluvat yhä selvemmin spesialisteille. Resepti voi olla hyvä ja yksinkertainen, mutta ehkä se ei sovellu kuitenkaan jokaiselle. "Nuori ikä" saattoi päästä jo lipsahtamaan ohi. Moni viihtyy paremmin valmiiksi strukturoidussa ympäristössä, jollaisen suuri yritys tarjoaa, vaikka se ei tarjoakaan enää turvallisempaa työpaikkaa kuin yrittäjyys.

Covey & First Things First

Vähän perinteisempi, mutta 80/20-periaatteen kanssa pitkälle johdonmukainen näkökulma ajankäyttöön löytyy kirjasta "First Things First", jonka ovat kirjoittaneet Stephen Covey ja pari apulaista. Sekin lähtee periaatteesta, että merkittävä parannus aikaansaamisissa ei synny kääntämällä turboruuvia. Keskeinen käsite kirjassa on ajankäytön nelikenttä asioiden kiireellisyyden ja tärkeyden suhteen. Jonkin tutkimuksen mukaan laatupalkinnon voittaneissa yrityksissä ja tavallisissa yrityksissä ajankäyttö poikkeaa ratkaisevasti kahdessa ruudussa neljästä.

8020-k2.jpg

Taitavissa yrityksissä johto ja päällikkökerros käyttävät kaksi kolmannesta ajasta tärkeisiin, ei-kiireisiin asioihin, eli toimivat ennakoivasti. Tavallisessa yrityksessä vastaava panos menee hukkaan, eli kiireisiin, mutta tarpeettomiin asioihin. Kummassakin tyypissä tarpeettomia ja ei-kiireisiä asioita tehdään hyvin vähän ja tärkeitä, kiireisiä asioita noin neljännes tai viidennes kaikesta ajasta.

Yksittäinen henkilö voi ajatella itselleen samanlaisen matriisin. Covey nimittää suunnittelumetodiaan termillä Quadrant II Time Management eli K2-ajanhallinta (käännöksestä "keskity koilliskulmaan"). Sen havainnollistamiseksi hän käyttää esimerkkiä maljakon täyttämisestä. Ensin sen voi latoa täyteen isoja kiviä. Tämän jälkeen kivien väliin mahtuu pieniä kiviä. Kun raot ovat niitä täynnä, maljakkoon voi valuttaa vielä hiekkaa. Vielä tämänkin jälkeen siihen mahtuu vettä. Jos järjestyksen kääntää päinvastaiseksi, isoja kiviä mahtuu paljon vähemmän, jos ollenkaan, ja muutenkin lopputulos voi olla sotkuinen.

8020-kivet.jpg

Onpa vertauskuva täsmällisen osuva tai ei, ainakin sen avulla on helppo muistaa periaate: suuri osa tärkeistä asioista siirtyy siirtymistään, jos niille ei varaa aikaa. Isojen kivien aikatauluttamiseen Covey suosittelee viikkotasoista suunnittelua, jonka ytimenä on 30 minuutin suunnittelutuokio mieluusti jossain rauhallisessa paikassa:

  • Määritä henkilökohtainen "missiosi" ja myöhemmin pidä se taustalla mielessä. Tämä käsite on lainaa yritysten strategisesta suunnittelusta: on helpompi ahertaa, kun rakentaa katedraalia, kuin jos vain hakkaa kiveä. Suunnittelun kannalta lienee samantekevää, haluaako parantaa maailman tai vain pitää tolkuttoman hauskaa.

  • Määritä missiosi kanssa johdonmukaiset roolit. Niitä saa olla enintään seitsemän. Jos niitä on löytyäkseen enemmän, niitä pitää yhdistellä.

  • Määritä viikon aikana toteutettavat QII -tavoitteet, "isot kivet", kullekin roolille. Joillekin rooleille tavoitteita voi olla useampia ja jollekin ei jonakin viikkona mitään.

  • Varaa aika isoille kiville.

  • Käy päivittäin lyhyesti läpi tehtävälista. Ryhmittele tehtävät ajasta riippuviin, kuten kokoukset, jne., ja ajasta riippumattomiin. Priorisoi tehtävät vaikka ABC-jaolla.

  • Arvioi menneen viikon aikaansaannokset 30 minuutin viikkorutiinin yhteydessä.

Roolit sisältävät yksityisen, sosiaalisen ja työelämän kaikki yhtenä kokonaisuutena. Täysin kuvitteellinen esimerkki vaikka tietohallintopäällikön rooleista voisi olla seuraavan näköinen:

  1. perheenpää

  2. o.t.o. asuntoyhtiön isännöitsijä

  3. urheiluvaikuttaja

  4. th-päällikkö/operatiivisten järjestelmien käytettävyyden ylläpitäjä

  5. th-päällikkö/järjestelmien kehittäjä, uudistaja

  6. th-päällikkö/konsernin sisäinen konsultti

  7. th-päällikkö/liiketoiminnan strateginen kehittäjä tietotekniikan näkökulmasta.

Lähdekirjoittajat Koch ja Covey puhuvat lähes täysin eri asioista. Ajankäytön kohdalla ne käsittelevät samaa teemaa, mutta eri näkökulmasta. Yhdessä kohtaa ne kuitenkin puhuvat samasta asiasta ja ovat vieläpä samaa mieltä. Jokaisella kuuluu olla yksi yhteinen perusrooli eli henkisen ja fyysisen kunnon ylläpito. Sitä ei tarvitse laskea mukaan omien henkilökohtaisten seitsemän roolin joukkoon. Sekä henkistä että fyysistä kuntoa voi tarkastella molempia samalla kaavalla. Kumpikin ulottuvuus edellyttää harjoitusta, ravintoa ja lepoa:

Covey korostaa, että raskas työ ja vastuu perheestä ei voi olla mikään syy sille, että muka ei ehdi pitämään huolta fyysisestä kunnosta. Päin vastoin, juuri siksi kunnosta tulee huolehtia. Monesti liikunta on samalla sekä fyysistä harjoitusta että henkistä lepoa. Kuntoroolissa on syytä pyrkiä yhdistämään huvi ja hyöty, jos se muissa ei onnistukaan kaiken aikaa.

Kreikkalaiset opettivat aikoinaan roomalaisille, että terve ruumis ja terve sielu ovat lähisukulaisia. Kunnon länsimaalainen uskoo vain solu- ja molekyylibiologiaan, mutta kreikkalaisten viisaus on saanut viime aikoina yhä enemmän ja yhä yllättävämpiä konkreettisia todisteita. Rentoutuminen on hyväksi, koska stressihormonit haittaavat immuunijärjestelmän toimintaa. Jopa satunnainen liikunta on todettu terveyttä edistäväksi. Kaikki vaikutusmekanismit eivät ole selvillä, mutta ehkä ainakin osa liittyy rentoutumiseen.

Liikunta harjoittaa myös aivoja, ei vain ruumista, koska aivot ovat kehittyneet liikkumista edistämään. Porkkana istuu paikallaan ja tulee sen vuoksi toimeen ilmankin. Edelleen, perinteisen viisauden vastaisesti on havaittu, että ihminen voi saada uusia aivosoluja. Tähän saakka on luultu, että aikuisiässä niitä voi vain menettää. Aivan ällistyttävältä kuulostaa väite, että punttien kolistelu saattaa kasvattaa hauiksen lisäksi myös aivoja. Koe-eläimille liikunnalla on havaittu olevan aivosoluja lisäävä vaikutus, sitä suurempi, mitä intensiivisempää harjoitus on. Tutkijat arvelevat, että ei ole mitään syytä, miksei sama pätisi myös ihmisin.