Perplex Oy

80/20-periaate liike-elämässä

Etusivu
7 tähden projekti
6 portaan prosessi
39 askelen Inter-set
Julkaisut
Yhteydenotto

Edellinen artikkeli

Seuraava artikkeli

80/20-PERIAATE LIIKE-ELÄMÄSSÄ

Liike-elämän kymmenen tärkeintä soveltamiskohdetta 80/20-periaatteelle ovat

  1. asiakkaat

  2. tuotteet

  3. markkinastrategiat

  4. laatu, prosessit

  5. projekti johtamistapana

  6. tietohallinto, tietojärjestelmät

  7. päätöksenteko ja analyysi, kustannusten karsinta

  8. henkilöstö

  9. neuvottelutaito

  10. varastojen hallinta.


1. Asiakkaat

Parhaat 20 prosenttia asiakkaista tuovat 80 prosenttia vaihdosta, volyymista ja katteesta. Hoida heidät kaikkein parhaiten. Älä koskaan päästä heitä käsistäsi. Ota selvää, miksi parhaat asiakkaat ovat parhaita. Kun hankit lisää, hanki lisää samanlaisia.

2. Tuotteet

Parhaat 20 prosenttia tuotteista tuovat 80 prosenttia vaihdosta, volyymista ja katteesta. Keskity parhaisiin tuotteisiisi. Tutki, mikä tekee niistä parhaita. Karsi huonot tuotteet valikoimasta, mutta vältä väärää yksinkertaistusta! On vaarallista soveltaa 80/20-periaatetta liian yksioikoisesti.

Esimerkiksi kirjakaupassa 20 prosenttia valikoimasta voi hyvinkin tuoda suurimman osan tuotoista ja merkittävä osa valikoimasta voi olla suorastaan tappiollista. Oikea näkökulma ei ole välttämättä kuitenkaan tuote, vaan asiakas. Asiakas odottaa kunnon kirjakaupalta kunnon valikoimaa, toisenlaista kuin vaikka Maximarketilta tai etelän lomahotellin aulalta. Vaikka osan valikoimasta varmaan voi pyyhkiä pois vaikutelman kärsimättä, tuskin kuitenkaan lähellekään 80 prosenttia. Muutenkin kirjabisnekseen liittyy piirre, että hetkelliset bestseller-teokset eivät olekaan niitä "oikeita" 20 prosentin tuotteita, vaan niitä ovat kirjat, jotka menevät kaupaksi tasaisesti vuodesta toiseen.

3. Markkinastrategiat

Myy lisää parhaille asiakkaillesi. Esimerkiksi asunnonvälittäjät ja kiertelevät raamattukauppiaat ovat kuulemma soveltaneet tätä periaatetta tuloksekkaasti. Koch kertoi, että hänen entisessä konsulttifirmassaan oli todettu sama asia. Parhaiden asiakkaiden kanssa oli tuottavinta tehdä uusia projekteja. Hyödyn tulee olla tietenkin molemminpuolinen sen edellä todetun periaatteen mukaisesti, että parhaat asiakkaat myös tulee hoitaa parhaiten.

Analysoi markkinasi asiakkaan, tuotteen, alueen tai joidenkin tai kaikkien edellä mainittujen tekijöiden yhdistelmänä. Sovella käsitettä kilpailusegmentti (competitive segment). Siellä missä pääkilpailija on sama tuote tai yritys, kyse on samasta kilpailusegmentistä. Siellä missä pääkilpailija ei ole sama, on kyse eri kilpailusegmenteistä. Jos liiketoiminta on laajaa, lopputuloksena voi olla epäelegantti, mutta käytännöllinen tilkkutäkki. Määritä missä asemassa olet kussakin segmentissä: oletko segmentin hallitseva voima, oletko haastavassa asemassa, oletko kypsä vetäytymään. Lypsä vanhat lehmät kuiviin ennen teuraaksi lähettämistä.

Hankkiudu uusilla, kehittymässä olevilla markkinoilla kasvu-uralle. Muista mitä edellä puhuttiin alkutilanteen merkityksestä ja sen vaikutuksesta markkinaosuuden kehittymiselle.

4. Laatu, prosessit

Tilastollinen laadunhallinta (SPC, Statistical Process Control) perustuu tietoiseen 80/20-säännön soveltamiseen. Amerikkalaiset Joseph Juran ja W. Edwards Deming olivat alan pioneereja. He myivät ajatusta, että 20 prosenttia syistä johtaa 80 prosenttiin laatuongelmista, joten täytyy aina keskittyä eliminoimaan tärkeimmät ongelmien aiheuttajat. Juran ja Deming eivät saaneet ideoitaan kaupaksi kotona, vaan vasta Japanissa. Laatuun panostamalla Japani nousi Toisen Maailmansodan raunioista talousmahdiksi. Sen vauhti on laantunut vasta kun muut kansakunnat heräsivät nekin panostamaan laatuun. Innovatiivisuuden painoarvo on kasvanut. Japani menestyi lähinnä toteuttamalla muilta lainattuja ideoita paremmin ja halvemmalla.

Laatujärjestelmissä 20 prosenttia ohjeista ja menetelmistä tuo 80 prosenttia hyödyistä. Kun tänä päivänä yrityksillä on kirjallista ohjeistoa toiminnan tueksi, tuottavin panostuksen kohde on saada olemassa olevat menetelmät käyttöön. Yrityksellä voi olla kottikärryittäin kansioita, joko fyysisiä tai "virtuaalisia" eli html-dokumentteja. Html hyperlinkkeineen on nopea ja vaivaton tapa järjestää aineisto siten, että siitä on mahdoton ottaa selkoa. Se on myös tapa järjestää samaan massaan vaihtoehtoisia näkymiä, siivilöitä, eri tilanteisiin sovitettuja tapauskohtaisia sisällysluetteloja.

8020-ritila.jpg

Esimerkiksi projektien hallintamenetelmä voi olla yleispätevä. Sen sijaan esimerkiksi järjestelmätoimittaja haluaa ohjeistaa pakettiohjelmistojen installoinnin eri työmenetelmän mukaisesti kuin tilaustyönä tehtävän järjestelmän, ison pakettiohjelmiston eri menetelmällä kuin pienen, tilaustöiden erityyppiset "perinteiset" sovellukset ehkä eri työmenetelmällä kuin "modernit" sovellukset.

 5. Projekti johtamistapana

Projekti ansaitsee huomiota muutenkin kuin ohjeiston organisoinnin näkökulmasta. Se on yleisesti oikeaksi tunnustettu ja alati lisääntyvä tapa tehdä asioita. Aiemmin oli tavallista, että yrityksen organisaatio oli piirretty hierarkkiseksi laatikkokaavioksi. Jokaiselle henkilölle oli oma laatikkonsa ja kullekin laatikolle kirjallinen toimenkuva. Nykyisin yhä useammin hankkeet viedään läpi projekteina ja laatikkokaaviot ovat vain hallinnollisten esimiesvastuiden hoitamista varten.

Projektin määrittävistä ulottuvuuksista tärkeimmät ovat aika (alku ja loppu), raha ja lopputulos. Raha tarkoittaa tällöin sekä työn että materiaalin osuutta. Koch luettelee projektien johtamiselle joukon ohjeita, jotka ovat johdonmukaisia 80/20-periaatteen kanssa:

  • Määritä projektille yksi yksinkertainen tavoite. Jos tavoitteita on useampia, jaa hanke useammaksi osaprojektiksi.

  • Suunnittele projekti hyvin (planning vs. execution) ja tarkenna suunnitelmia kaiken aikaa.

  • Keskity lopputulokseen (design vs. implementation), selvennä sitä vaiheittain, keskity alkupäähän: mitä myöhemmin projektin lopputulostavoite muuttuu, sitä kalliimpi muutos on toteuttaa.

8020-muutos-maksaa.jpg

Ainakin tietojärjestelmien osalta voi olla viisasta pidättäytyä ensi vaiheessa toteuttamaan vain ne 20 prosenttia ominaisuuksista, jotka tuovat 80 prosenttia hyödyistä. Kaikkia tarpeita ei ole mitenkään mahdollista edes tietää ennalta, saatikka että niitä muutenkaan kannattaisi toteuttaa. Uusi järjestelmä muuttaa maailmaa, johon se tehdään, tavalla, jota ei voi täysin ennustaa. Projektin jatkeeksi voi suunnitella jo etukäteen jatkoprojekteja, jotka toteuttavat seuraavaksi tärkeimmän osuuden. Samalla tilannetta voi arvioida tuoreiden näkemysten valossa.

Koch antaa myös yhden vähän kerettiläiseltä kuulostavan neuvon: "aseta mahdoton aikataulu". Täten toteuttajat kohdentavat toimenpiteet automaattisesti tärkeisiin asioihin.

6. Tietohallinto, tietojärjestelmät

RISC-arkkitehtuuri perustuu ajatukseen, että taloudellisinta ja tehokkainta on keskittyä tekemään yksinkertaiset ja usein tarvittavat asiat hyvin ja hoitaa monimutkaiset, harvoin tarvittavat asiat kiertoteitse. Esimerkiksi saattaa olla järkevämpää laskea elektronisesti 2+2+2+2+2 kuin suorittaa kertolasku 5*2. Kun IBM havaitsi, että tietokoneet joka tapauksessa tekevät suurimman osan ajasta yksinkertaisia perustoimia, oli kannattavaa panostaa niihin entistä enemmän. RISC-teknologia (>Reduced Instruction Set Computing) on rakennettu tälle periaatteelle. Prosessorin yksinkertaisuus on korvattu ohjelmointikielten sisäisillä ominaisuuksilla, esimerkiksi juuri siten, että kun ohjelmoija kirjoittaa kertolaskukaavan, se saattaa muuntua koneen sisällä yhteenlaskuksi.

Tietojärjestelmien mitoituksessa pätee havainto, että 20 prosenttia järjestelmästä vie 80 prosenttia käytettävissä olevista koneresursseista. Tämä ei ole välttämättä sama 20 prosenttia järjestelmän piirteistä, joka saa osakseen 80 prosenttia käytöstä. Edelleen, 20 prosenttia järjestelmistä tuo 80 prosenttia hyödyistä.

Yksi murheellinen ääripää tämän päivän tietojenkäsittelyssä ovat ne pc-tuotteet, joita joudumme käyttämään päivittäin maailman vinoutumisen takia. Esimerkiksi toimisto-ohjelmistot (Microsoft Office, OpenOffice ja vastaavat) noudattavat 99,998/0,002-periaatetta. Vain rahtunen ominaisuuksista on millään tavalla hyödyllisiä. Loput vain haittaavat niiden löytymistä. Toimittajat tekevät ohjelmiin muutoksia, joita me käyttäjät pyydämme ja alan lehdet panevat ohjelmistoja jonoon sen mukaan, minkä verran on piirteitä.

7. Päätöksenteko ja analyysi, kustannusten karsinta

Liikeyrityksissä tehdään kenties liikaakin analyysia, mutta ei välttämättä tehokkaasti. Koch laskettelee ohjeena, että kerää 80 prosenttia informaatiosta ja tee 80 prosenttia analyysista 20 prosentissa siitä ajasta, jonka käytät nyt. Toimi sen jälkeen ikään kuin käytettävissä olisi ollut täydet 100 prosenttia informaatiota ja tehtynä 100 prosenttia analyysia.

Kustannusten karsinnasta Koch varoittaa, että se on kallista puuhaa. Kohdista siis toimet huolella: 20 prosenttia toimenpiteistä tuo 80 prosenttia hyödyistä. Panosta yksinkertaisuuteen! Yksinkertaisuuden teemalle Koch omistaa kokonaisen luvun kirjassaan. Hiipivä monimutkaisuus on suurin syy, joka muuttaa tehokkaankin organisaation tahmeaksi.

Tässä yhteydessä todettakoon ihmisluonteen kummallisuus sekä yksilön että yrityksen tasolla. Jostain syystä on paljon helpompi panna rahat palveluun kuin tavaraan. Eräs tuttuni harkitsi uuden pesukoneen hankkimista. Entinen oli melkein 20 vuotta vanha. Se oli palvellut hyvin, mutta oli alkanut oikutella. Uudesta oli jo edullinen tarjous. Tuttavani kysyi, tietäisikö kukaan paikkaa, mistä sen saisi vielä vähän halvemmalla. Tokaisin, että "panet milloin tahansa 15 tonnia perheen kesälomamatkaan, mutta nyt näet vaivaa, miten säästäisit muutaman satasen seuraavan 20 vuoden aikana". (Tuttava lakkasi etsimästä halvempaa vaihtoehtoa.)

Yrityksen tasolla voi olla naurettavan byrokratian takana ostaa tuhannen markan suunnittelutaulu, joka auttaa koordinoimaan kymmenien miljoonien toimitusta. Saman rahan voi heittää sisäisen kokouksen ravintolailtaan, ilman että kukaan kysyy mitään. Investointi on kaikkialla työläs saada hyväksytyksi, mutta paremmin menee, jos onnistuu muuttamaan hankinnan suoraan kuluksi.

Tiedä vaikka selitys kumpuaisi jostain kaukaa. Esivanhempamme elivät luonnollisessa olotilassa eli heillä oli koko ajan nälkä. Hengissä selviytymisen kannalta oli järkevämpää syödä kaikki makea ja rasvainen heti kuin nähdä saman verran vaivaa sellaisen asian eteen, josta saa hyödyt vasta tipoittain.

8. Henkilöstö

Henkilökohtainen tuottavuus vaihtelee dramaattisesti. Esimerkiksi ohjelmistokehityksessä puhutaan jopa satakertaisista tehokkuuseroista. Toteamus sisältää sen oletuksen, että jokaisen tuottavuus on sentään plusmerkkinen, mikä ei välttämättä pidä paikkaansa. Myös palkat vaihtelevat, mutta eivät läheskään yhtä dramaattisesti. Aina ne eivät vaihtele tuottavuuden mukaan, vaan yhä vielä usein liittojen välisten sopimusten ja pelkän virkaiän perusteella.

Esimerkkeinä tuottavuus- ja tuottamattomuuseroista todettakoon oheiset 80/20-väittämät:

  • 20 prosenttia myyjistä tuo 80 prosenttia myyntituotoista

  • 20 prosenttia ohjelmoijista tuottaa 80 prosenttia ohjelmakoodista

  • 20 prosenttia ohjelmoijista tuottaa 80 prosenttia ohjelmavirheistä

  • 20 prosenttia henkilöstöstä työllistää 80 prosenttia henkilöstöosastosta.

Tässä yhteydessä on jälleen paikallaan varoittaa liian suoraviivaisesta tulkinnasta. Taitava ohjelmoija saattaa tuottaa vähemmän koodia kuin taitamaton. Ehkä hän joutuu käyttämään merkittävän osan ajastaan taitamattomien opastamiseen. Ehkä hän toteuttaa järjestelmän vaikeimpia osia. Ehkä hän vain tekee huolellisempaa työtä kuin toinen, joka jättää virheiden havaitsemisen muiden huoleksi. Vino jakauma ei ole sellaisenaan lopullinen totuus. Se on vasta hyvä alku syiden pohtimiselle ja ilmiötä vahvistaville - tai torjuville - toimenpiteille.

Tuntuisi oikealta maksaa tuottaville työntekijöille heidän aikaansaannostensa mukaan. Tämä ei ole kuitenkaan aivan helposti tehtävissä. Tehokkuuseroista kertovat mittaustulokset ovat yleensä vaivalloisia kertatutkimuksia. Jatkuva todellisen tehokkuuden mittaaminen on työlästä. Myöskään ei ole mahdollista muuttaa palkkauksen jakaumaa yhtäkkiä "todellisten" ansioiden mukaiseksi. Vaikka tämän päivän yhteiskunnassa ei elä kovinkaan voimakkaana täydellisen tasa-arvon ideaali, myöskään ei ole ihanteena "objektiivisen oikeudenmukainen, täydellinen eriarvoisuus". Vähän vaatimattomampikin jako vuohiin ja lampaisiin on kuitenkin perusteltavissa ja palkitsemisen ei tarvitse merkitä pelkkää rahallista korvausta.

Koch esitti oheisen matriisin, jonka on ideoinut saksalainen kenttämarsalkka von Manstein. Koch arveli, että jos von Manstein olisi ollut konsultti, hän olisi tehnyt matriisilla miljoonia.

8020-von-manstein.jpg

Paremmuusjärjestyksessä von Manstein pani vasta kakkosiksi fiksut ja ahkerat, joista hänen lausuntonsa mukaan toki tulee erinomaisia päällystöupseereita. Tähtiä, "korkeimpaan asemaan ylennettäviä", ovat kuitenkin fiksut ja laiskat. He etsivät aina keinon päästä lopputulokseen vähimmällä vaivalla. Tyhmät ja laiskat ovat harmittomia ja heidät voi jättää rauhaan. Sen sijaan tyhmät ja ahkerat ovat vain kiusaksi ja aiheuttavat pelkkää vaivaa muille, joten von Manstein neuvoi hankkiutumaan heistä eroon kokonaan.

9. Neuvottelutaito

Koch paneutui neuvottelutaitoon vain siltä osin kuin hänellä oli sanottavaa 80/20-periaatteen näkökulmasta. Neuvottelua varten kannattaa kerätä pitkä lista asioista, joista suurin osa on itselle turhia, mutta vastapuolelle välttämättömiä. Niistä voi sitten huoleti antaa periksi. Näin edistät mahdollisuutta, että saat vastineeksi läpi oman ehdotuksesi. Ihmiset voittavat mielellään pisteitä. Ei kannata pitää hoppua omalla päätavoitteella. Päin vastoin, se tulee hoitaa loppuun, vasta kun neuvottelulle varattu aika alkaa umpeutua.

10. Varastojen hallinta

Varastojen hallinta voi tuntua aiheena vanhahtavalta, mutta erityisesti tietotekniikan vuoksi se on voimakkaasti kehittyvä liiketoiminnan osa-alue. (Muodikkaampi termi lienee logistiikka.) Tietoverkot edistävät koordinoinnin tehostumista talouselämässä. Varastoihin sitoutuneiden voimavarojen vapauttaminen on suurimpia parantuvalla koordinoinnilla saavutettavia hyötyjä.

Tuotteita ja tuotteiden eri versioita tulee olla mahdollisimman vähän. Varaston ABC-analyysi on jo vanha keksintö jakaa tuotteet nopeasti, hitaasti ja vielä hitaammin kiertäviin. (A-tuotteet ovat 20 prosentin tuotteita.) Fyysiset varastot kannattaa yrittää ripotella liiketoiminnan ketjussa mieluummin muiden osapuolien huoleksi ja mahdollisimman kauas omasta toimipaikasta. Sikäli kuin varastoja täytyy pitää itse, tuotteet tulee sijoitella 80/20-periaatteen mukaisesti siten, että nopeimmin kiertävät tuotteet ovat käsiteltävissä vähimmällä vaivalla.

Yhteenveto 80/20-periaatteesta

Soveltamismielessä kustannusnäkökulma, "paha 80/20", on periaatteeltaan on helpompi kuin tuottonäkökulma, "hyvä 80/20". Niin kuin tilastollisen laaduntarkkailun yhteydessä oli esillä, tehokkainta on keskittyä eliminoimaan ne 20 prosenttia syistä, jotka johtavat 80 prosenttiin ongelmista. Jäljellä on tietysti uusi oma 80/20-jakaumansa, mutta periaate säilyy samana joka kierroksella.

Jos sen sijaan on kyse esimerkiksi parhaasta viidenneksestä asiakkaita, henkilöstöä tai tuotteita, tilanne on vähän monimutkaisempi. Tässäkin tapauksessa päähuomio tulee kiinnittää parhaaseen 20 prosenttiin, mutta mitä tehdä muille? Voimakkaasti yksinkertaistaen voidaan sanoa, että

  • loput 80 prosenttia tuotteista pitää karsia pois

  • loput 80 prosenttia asiakkaista kannattaa rahastaa ja antaa poistua omia aikojaan

  • loput 80 prosenttia henkilöstöstä täytyy yrittää kouluttaa parhaan viidenneksen tasolle tai siirtää heidät tehtäviin, joissa ovat parhaimmillaan

  • toiminnallisesti välttämättömät, mutta omalle toiminnalle vähämerkityksiset asiat kannattaa ulkoistaa.

Pääasia on välttää sitä, että tasapäistää kaiken ja vetää hyvän 20 prosenttia alas mutaan lopun 80 prosentin tasolle.

Tilastollinen laadunhallinta on vaikuttava tapa soveltaa 80/20-periaatetta. Japani otti sillä läntisen maailman kiinni ja meni pitkäksi aikaa ohikin. Siten periaate ei todellakaan tarkoita, että asiat kannattaa tehdä huonosti! Uudella kierroksella voi uudelleen kohdistaa huomion siihen 20 prosenttiin jäljellä olevasta massasta, jolla on suurin vaikutus. Oheinen vertailu osoittaa, miksi 80/20-periaate voittaa perfektionismin. Jos perfektionisti kyntää vasemmalta oikealle ja panee kaiken kuntoon kerralla, ensimmäisen aikaviidenneksen jälkeen hän on reilusti jäljessä. Toisen kierroksen jälkeen 80/20-periaatteella ollaan jo 96 prosentissa ja perfektionismilla vasta 40:ssä. Kolmannen kierroksen jälkeen vertailuluvut ovat 99,2 prosenttia ja 60 prosenttia. (Paradoksi: puhdas 80/20 ei vie perille koskaan!)

8020-kierrokset.jpg

Kun puhutun yhdistää vielä siihen, että "80/20-nisti" pääsee niskan päälle ja positiivisen takaisinkytkennän kehään, on helppo mieltää, miksi vasemmalta oikealle -perfektionismi on niin tyhmää. Ymmärrettäviksi tulevat myös sellaiset lausumat kuin "perfektionisti epäonnistuu aina" ja "perfektionismi on synonyymi alemmuuskompleksille". Koch ilmaisi samansukuisen asian neuvona "luovu syyllisyydentunteesta" (kun et voi tehdä 100 prosenttia asioista 100-prosenttisesti).

Tietojärjestelmäprojektit ovat 80/20-tarkastelun otollisia soveltamiskohteita. Kun 20 prosenttia järjestelmistä tuo 80 prosenttia hyödyistä ja 20 prosenttia järjestelmän piirteistä saa osakseen 80 prosenttia käytöstä, toteuta ensi vaiheessa tärkeimmät 20 prosenttia järjestelmistä ja keskity toteuttamaan 20 prosenttia tärkeimmistä piirteistä tosi hyvin. Seuraavassa aallossa voit toteuttaa uuden 20 prosenttia erän tärkeitä järjestelmiä. Samoin yhden järjestelmän sisällä on helpompi keskittyä viimeistelemään kuntoon loput osat uusina versioprojekteina. Käyttöönoton ponnistus on jo takana ja muutenkin jäljellä olevat tarpeet on helpompi arvioida, kun uusi järjestelmä on tullut käyttäjilleen osaksi konkreettista elämää.

USA:n presidentti Ronald Reagan antoi neljä suurta vaalilupausta ja piti niistä kolme. Toisin kuin monesta muusta, hänestä ei voi sanoa, että "antautui jo nuorena politiikkaan, mutta yksityiselämässään piti sanansa kuin mies". Suoritus oli täysin ainutlaatuinen, vaikka Reaganilla ei ollut edes tukenaan oman puolueen edustajaenemmistöä. Reagan kertoi periaatteistaan eräässä Fortune-artikkelissa. Yksi niistä oli, että hän ei yrittänyt saada kaikkea kerralla. Ensi vaiheessa riitti 70 prosenttia. Loppuja varten hän teki kierroksen tai kaksi lisää. Todellakin, ei tarvitse lukkiutua lukuun 80!

Lisää aiheesta artikkelissa

80/20-periaate yksityiselämässä